Chief Operating Officer, tillika Administrativt ansvarig för Stiftelsen Finger's Brain Health Institute

Chief Operating Officer, tillika Administrativt ansvarig för

Stiftelsen Finger's Brain Health Institute

Söker du nya utmaningar? Vill du arbeta i en organisation som arbetar för att förhindra eller bromsa Alzheimers sjukdom och kognitiv svikt?
Den anslagsfinansierade och icke-vinstdrivande verksamhetsstiftelsen FINGER'S Brain Health Institute, FBHI (www.fbhi.se), driver och samordnar klinisk forskning som syftar till riskreduktion och prevention av demens och kognitiv svikt. FBHI arbetar med aktiviteter som bygger på den banbrytande FINGER-studien och är det vetenskapliga navet för nätverket World-Wide FINGERS, där forskare från över 60 länder ingår. FBHI driver också implementeringen i samhället av resultaten från de olika FINGER-relaterade studierna för maximal patientnytta.

FBHI organiserar nu om och söker därför en administrativt ansvarig för stiftelsen.
Huvudsakliga ansvarsområden och arbetsuppgifter:
• Övergripande ansvar för stiftelsens administrativa verksamhet genom att säkerställa och hantera de administrativa processerna inom bl.a. ekonomi, HR, IT, infrastruktur och forskning, så att stiftelsen uppfyller samtliga juridiska skyldigheter
• Firmatecknare för stiftelsen
• Primär kontakt med stiftelsens outsourcingpartner för fakturahantering, bokföring och lönehantering samt även med banker, försäkringsbolag, myndigheter, revisor, m.fl.
• Interaktioner med och projektrapportering till stiftelsens styrelse samt internationella anslagsgivare, ofta inom snäva tidsramar
• Finansiell planering och budgetering vid FBHI:s anslagsansökningar
• Månatlig uppföljning av stiftelsens resultat på projektnivå mot erhållna anslag
• Framtagande av statistikuppgifter för internt och externt bruk
• Administrativt stöd vid interna möten och behjälplig vid större möten och konferenser
• Bistå organisationen vid rekrytering. Detta innebär bl.a. utarbetande och hantering av befattningsbeskrivningar, anställningsavtal, tjänstepensions- och försäkringsavtal, hjälp vid anställningsintervjuer, lönesättning samt ”onboarding” av nyanställda
• Löpande support av anställda med HR- och ekonomiinformation, dvs att verka som en “helpdesk” inom dessa områden
• Ansvarig för FBHI:s dokumenthanteringssystem samt hantering och uppdatering av avtal och dokument
• Ansvarig för stiftelsens interna och externa IT-system
• Personalansvar för en projektadministratör, ytterligare medarbetare kan tillkomma över tid
 
Bakgrund och personliga egenskaper:
• Utbildning på högskolenivå, exempelvis inom företagsekonomi, HR eller liknande
• Mångårig erfarenhet av kvalificerat administrativt och stödjande arbete inom ekonomi, HR och IT, gärna från områden såsom Life Science eller vård och omsorg
• Erfarenhet av att verka i och utveckla administrationen i en framgångsrik, internationell och mångkulturell forskningsmiljö
• Kunskap om legala och skatterelaterade frågor för svenska stiftelser
• Goda HR-kunskaper och god insikt i arbetsrättsliga frågor
• Goda IT-kunskaper med vana att arbeta i Office-paketet, bekväm med att arbeta i olika system samt ett intresse för att använda nya IT-verktyg och system vid behov
• Erfarenhet av att leda och hantera interaktioner med intressenter såsom internationella anslagsgivare, partners och leverantörer
• Erfarenhet av ledarskap med personalansvar, gärna i en administrativ roll
• Behärskar svenska och engelska obehindrat i både tal och skrift
• Har möjlighet att utföra visst arbete utanför normal svensk kontorstid, för att hantera globala interaktioner och möten
• God kommunikatör samt social, tydlig, flexibel och serviceinriktad
• God samarbetsförmåga, strukturerad och noggrann i arbetssättet under givna tidslinjer
• Självgående, resultatorienterad och initiativrik, utgående från stiftelsens uppgifter och juridiska skyldigheter