Projektadministratör för verksamhetsstiftelsen FINGERS Brain Health Institute
Är du en duktig projektadministratör som söker nya utmaningar? Vill du arbeta i en organisation som arbetar för att förhindra eller bromsa Alzheimers sjukdom och kognitiv svikt?
Den anslagsfinansierade och icke-vinstdrivande verksamhetsstiftelsen FINGERS Brain Health Institute, FBHI (www.fbhi.se), driver och samordnar klinisk forskning som syftar till riskreduktion och prevention av demens och kognitiv svikt. FBHI arbetar med aktiviteter som bygger på den banbrytande FINGER-studien och är det vetenskapliga navet för nätverket World-Wide FINGERS, där forskare från över 60 länder ingår. FBHI driver också implementeringen i samhället av resultaten från de olika FINGER-relaterade studierna för maximal patientnytta.
FBHI söker nu en projektadministratör för stiftelsen. Positionen rapporterar till stiftelsens administrativt ansvarige.
Huvudsakliga ansvarsområden och arbetsuppgifter:
• Administrativt stöd och projektstöd till alla aktiviteter inom stiftelsen
• Brett stöd till ledning och forskare, omfattande journalföring och arkivering, mötes- och eventplanering, mötesprotokollföring och skriftlig dokumentation, framtagning av presentationer, inköp av materiel, organisering och beställning av resor, hotell, registrering inför konferenser, m.m.
• Hantering och godkännande av tidrapportering inom EU-projekt
• Utarbetande av ett flertal vetenskapliga och finansiella projektrapporter, ofta inom snäva tidsramar och huvudsakligen på engelska, till stiftelsens internationella och svenska anslagsgivare tillsammans med projektledare och forskare
• Stöd vid skrivande av nya anslagsansökningar och budgetarbete
• Kontering och hantering av leverantörsfakturor gentemot stiftelsens outsourcingpartner
• Hantering av IT-relaterade inköp, såsom datorer, servrar, mobiltelefoner och abonnemang, samt installation av nödvändig mjukvara i Windowsmiljö och erforderliga appar
• IT-administration i form av uppsättning och hantering av användare i Microsoft 365-miljö, hantering av backup samt stiftelsens externa servrar
• Helpdesk för användare vid IT-problem och allvarliga incidenter
• Avtalshantering tillsammans med den administrativt ansvarige
Bakgrund och personliga egenskaper:
• Utbildning på högskolenivå med erfarenhet från kvalificerat administrativt arbete inom ekonomi, HR och IT, gärna inom områden såsom Life Science, vård, klinisk forskning eller liknande
• Starkt intresse för att verka i en framgångsrik, internationell och mångkulturell forskningsmiljö
• Erfarenhet av utarbetande av finansiella och vetenskapliga projektrapporter på engelska enligt givna tidslinjer, gärna med erfarenhet av EU-finansierade projekt
• Erfarenhet av framtagning av anslagsansökningar och budgetering
• Förmåga att arbeta självständigt i en komplex internationell miljö mot överenskomna mål
• Goda IT-kunskaper med vana att arbeta i Office-paketet och med dess administration av användare i Windowsmiljö, samt bekväm med att arbeta i olika system
• Behärskar svenska och engelska obehindrat i både tal och skrift
• Har möjlighet att utföra visst arbete utanför normal svensk kontorstid, för att hantera globala interaktioner och möten
• God samarbetsförmåga, noggrann i arbetssättet med en förmåga att hantera givna komplexa tidslinjer
• Flexibel, resultatorienterad, serviceinriktad och initiativrik, med en förmåga att strukturera och prioritera på egen hand
